fbpx

ОБЛАЧНО. ЛЕГКО. SOLVER. Как выполнять функции корпоративного секретаря удаленно

Облачно. Легко. Solver

Процедуры корпоративного управления в зависимости от структуры управляемой компании могут включать в себя различные действия. К примеру, возьмем общество с ограниченной ответственностью, состоящее из единственного участника – физического лица, к тому же одновременно и являющегося единоличным исполнительным органом. Такое общество вполне может обойтись без участия корпоративного секретаря.

Однако не всегда управление компанией может быть таким простым. Многие клиенты Solver – это стартапы с инвесторами и поэтому с более сложной структурой корпоративного управления: у некоторых регулярно проводятся общие собрания участников, у части – есть функционирующие советы директоров.

При таких обстоятельствах для успешного обсуждения, принятия и утверждения корпоративных решений необходимо инициировать, координировать и проводить целый ряд процедур.

Как это происходит в «классическом» варианте

Для примера возьмём случай, когда необходимо принять и утвердить какое-либо управленческое решение, отнесенное к компетенции общего собрания участников. При этом будем считать, что в нашей условной организации несколько участников — юридических лиц. Естественно, их руководители являются людьми с напряженным рабочим графиком и собрать их всех в одно время и в одном месте – задача весьма нетривиальная.

Для этого лицо, ответственное за проведение подобных мероприятий, должно согласовать со всеми этими людьми удобное для них время, в соответствии с положениями устава изготовить и разослать уведомления, в которых должен быть указан перечень вопросов, подлежащих рассмотрению, а также приложены необходимые документы.

Допустим, что в результате весьма напряженной деятельности и траты большого количества времени, секретарю удалось организовать совместное присутствие всех заинтересованных лиц и провести общее собрание. Все вопросы обсуждены, все решения приняты (или не приняты) и вроде бы всё хорошо…. НО…. Теперь возникает необходимость надлежащим образом зафиксировать все принятые решения, для чего составляется соответствующий протокол. Достаточно часто предполагается, что этот протокол должен быть подписан всеми теми же лицами, которых секретарь с таким усердием собирал для проведения собрания.

Итого, между инициацией принятия решения и его окончательным оформлением фактически может пройти достаточно длительный срок, что потенциально может привести к неблагоприятным последствиям для бизнеса.

Как можно сделать проще и быстрее

При всей сложности структуры управления нашей условной компании есть способы в разы ускорить и облегчить процесс принятия корпоративных решений. В проектах, в которых участвует Solver, наши юристы достигают этого следующими способами

1. Самый простой и быстрый способ – это передать функцию корпоративного секретаря удаленному юристу. В этом случае организацию общих собраний и заседаний совета директоров проводит удаленный специалист.

В его задачи входит:

  • Подготовка уведомления о проведении общего собрания
  • Рассылка уведомлений участникам общего собрания
  • Сбор уведомлений с результатами голосования
  • Подготовка протокола общего собрания
  • Рассылка готового протокола для подписания (в зависимости от того, как это сформулировано в уставе)
  • Обеспечение получения обществом подписанного протокола на физическом носителе для его хранения в корпоративном файле

Естественно, фактическое движение документов между подписантами удаленный секретарь организует с помощью курьера, находящегося в Москве.

Реализация этого сценария предполагает достаточно простые изменения в устав общества. Однако сразу же после их внедрения «корпоративный» прессинг для общества существенно сокращается.

2. Несколько более сложный и дорогой при внедрении, но гораздо более простой и надежный с точки зрения последующего использования вариант – это вариант с использованием электронной подписи.

Как известно, документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью, обладает той же юридической силой, что и документ, подписанный собственноручной подписью.

При использовании этого варианта, как и в предыдущем варианте, организационная функция возлагается на удаленного (облачного) юриста. Особенность в том, что в данной ситуации в большинстве случаев бумажные документы уже не перевозятся курьером, а сохраняются в электронных файлах общества.

3. Наконец, самым простым вариантом является вариант с подписанием корпоративных документов посредством обмена сканами по электронной почте.

Закон позволяет сторонам подписывать документы с использованием простой (вместо квалифицированной) электронной подписи. Для этого сторонам нужно подписать соглашение об электронном взаимодействии. При этом в качестве такой простой электронной подписи может служить и обычная электронная почта, что кстати подтверждается и Минкомсвязи России (см. здесь).

В данном случае удаленный юрист осуществляет все те функции, которые описаны выше. Однако организация движения документов максимально упрощена, ведь теперь по большинству корпоративных вопросов достаточно просто обмениваться сообщениями по электронной почте.

Как могут помочь облачные юристы Solver

Юристы Solver осуществляют функции корпоративного секретаря по всем указанным выше вариантам, и мы имеем практический опыт реализации каждого из них. Мы подготовим все необходимые корпоративные решения, оформим использование простой или усиленной квалифицированной подписи, организуем перемещение физических копий документов с использованием наших московских курьеров.

Понравилась статья? Сохрани в своей соцсети!

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наш сайт использует файлы cookies, чтобы улучшить работу и повысить эффективность сайта. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с использованием нами cookies и политикой конфиденциальности.

Принять